K — Kassenbuch führen

Der Freie Zahnarzt, Jun 2018

Bareinnahmen dokumentieren. Damit „die Kasse stimmt“, ist es wichtig, eine klare Vorgehensweise festzulegen. Eine Vorschrift, wie ein Kassenbuch zu führen ist, gibt es nicht. Dennoch sollten einige Regeln befolgt werden — vor allem bei der Dokumentation.

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K — Kassenbuch führen

K - Kassenbuch führen AUTORIN: MONIKA BRENDEL - Da in den meisten Zahnarztpraxen immer noch viele Patienten ihre Rechnung bar einzahlen und Praxisinhaber oder Mitarbeiter auch Geld direkt aus der Kasse nehmen, um Barausgaben zu tätigen, ist die Führung eines Kassenbuchs in der Praxis nach wie vor wichtig. Der Gesetzgeber schreibt zwar für Freiberu‡er die Existenz einer Barkasse nicht vor, aber wenn man dennoch eine führt, ist man gemäß Abgabenordung (AO) trotzdem zur Einhaltung der gesetzlichen VorschriŒen bei AuŽau und Dokumentation verp‡ichtet. Der AuŽau ist relativ einfach, denn es sollten folgende Angaben bei der Kassenführung mindestens enthalten sein: - Datum - Belegnummer (nicht zwingend erforderlich) - Kurzer Buchungstext - Betrag der Einnahme oder Ausgabe - Steuersatz sowie Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag - Resultierender Kassenbestand Das sind alle Angaben, die bei einem Freiberu‡er, der seinen steuerlichen Jahresüberschuss mittels einer einfachen Überschussrechnung ermittelt, erforderlich sind, um die Barzahlungen in der Buchhaltung korrekt zu erfassen. Zur Dokumentation hingegen hat der Gesetzgeber genaue Vorstellungen formuliert und zu den Datenzugri–srechten folgende Forderungen genannt: - Erstellt der Unternehmer originär digitale Unterlagen, hat die Finanzverwaltung das Recht, darauf zuzugreifen und die Buchhaltung digital zu prüfen. - Der Steuerp‡ichtige hat die verwendeten Datenverarbeitungssysteme zu identi˜zieren. - Der Steuerp‡ichtige hat dafür Sorge zu tragen, dass er dem Betriebsprüfer nur die aufzeichnungs- und auŽewahrungsp‡ichtigen Daten überlässt. – Das heißt: keine personenbezogenen Daten und keine, die dem Berufsgeheimnis unterliegen. Hieraus ergeben sich konkrete Anforderungen an die verwendete KassenbuchsoŒware, und es wird deutlich, dass weder Personal- noch Patienteninformationen enthalten sein dürfen, die über die für die Zahlung notwendigen Fakten hinausgehen. Mancher Praxisinhaber wird sich jetzt fragen, ob es unter diesen Umständen vielleicht doch sinnvoller wäre, wieder ein handgeschriebenes Kassenbuch zu führen. Dies ist aber nicht der Fall, denn diese Vorgaben dürfen niemanden zu rückständigen Arbeitsweisen zurückbringen. Gerade in Zahnarztpraxen ist es absolut Der FVDZ unterstützt  Mehr Infos unter www.fibu-doc.de. Anwender von fibu-doc erhalten Support über die Hotline.  Das in den Artikeln dargestellte Buchhaltungskonzept basiert auf der zahnarztspezifischen Buchhaltungssoftware fibu-doc und wird vom FVDZ unterstützt. sinnvoll, die in der PraxisverwaltungssoŒware enthaltenen Kassenbücher zu nutzen. Die Verknüpfung der Ausbuchung der Patientenzahlungen in der O–enen-Posten-Liste mit dem automatischen Eintrag in das EDV-Kassenbuch verhindert Missbrauch und verbucht die Patientenzahlungen im Kassenbuch völlig ohne Zusatzaufwand. Darüber hinaus gibt es noch weitere Vorteile, die für die Nutzung eines EDV-Kassenbuchs sprechen. Der Kassensaldo wird nach jeder Buchung angezeigt und erleichtert somit die Kontrolle durch einen Kassensturz. Zusätzlich kommt es zu einer Arbeits- und Geldersparnis, da am Jahresende alle Buchungen aus dem EDVKassenbuch als Datei in die Buchhaltung überführt werden können. Unser Tipp: Überprüfen Sie die Führung Ihrer Praxiskasse und legen Sie eine eindeutige Arbeitsweise fest. Mehr Infos unter www.fibu-doc.de


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Monika Brendel. K — Kassenbuch führen, Der Freie Zahnarzt, 2018, 46-46, DOI: 10.1007/s12614-018-7371-1