ANALISIS RISIKO DALAM PROSES PENGADAAN JASA DI RU III MENGGUNAKAN PENDEKATAN HOUSE OF RISK (HOR)

INFOTECH journal ISSN : 2460-1861 (Print), 2615-4250 (Online) Vol. 9 No. 1, pp. 270-278 ANALISIS RISIKO DALAM PROSES PENGADAAN JASA DI RU III MENGGUNAKAN PENDEKATAN HOUSE OF RISK (HOR) 1,2 Dinda Tasya Salsabila1, Rahmad Inca Liperda2* Dapartemen of Logistics Enginnering, Universitas Pertamina, South Jakarta 12220, Indonesia 1 ABSTRACT This study analyzes risks in the procurement process of services in RU III using the House of Risk (HOR) approach to enhance risk management effectiveness. Risk identification is conducted through observation, interviews, and relevant literature review. The analysis of HOR phase 1 identifies three best risk mitigation strategies: coordination with vendors/FPP before open registration (PA1), clarification of technical and administrative documents (PA2), and maximum negotiation and tender reprocessing if below Pertamina's HPS (PA3). HOR phase 2 involves calculating the Total Effectiveness Value (TEk) and the Efficiency Difficulty Ratio (ETDk) to evaluate the effectiveness and implementation difficulty of the mitigation strategies. This research provides recommendations for implementing the identified mitigation strategies and periodic monitoring to enhance risk control. The findings of this study contribute to the development of service procurement risk management in RU III and serve as a reference for decision-makers in risk mitigation during the service procurement phase. Keywords: Risk Management, Procurement, House of Risk, Mitigation Strategies ABSTRAK Penelitian ini menganalisis risiko dalam proses pengadaan jasa di RU III menggunakan pendekatan House of Risk (HOR) untuk meningkatkan efektivitas manajemen risiko. Identifikasi risiko dilakukan melalui observasi, wawancara, dan studi literatur terkait. Hasil analisis HOR fase 1 mengidentifikasi tiga strategi mitigasi risiko terbaik: koordinasi dengan vendor/FPP sebelum pendaftaran terbuka (PA1), klarifikasi dokumen teknis dan administrasi (PA2), serta negosiasi maksimal dan proses ulang tender jika di bawah HPS Pertamina (PA3). HOR fase 2 melibatkan perhitungan Total Effectiveness Value (TEk) dan Efficiency Difficulty Ratio (ETDk) untuk mengevaluasi efektivitas dan tingkat kesulitan implementasi strategi mitigasi. Penelitian ini memberikan rekomendasi implementasi strategi mitigasi yang telah diidentifikasi dan pemantauan berkala untuk meningkatkan pengendalian risiko. Hasil penelitian ini berkontribusi dalam pengembangan manajemen risiko pengadaan jasa di RU III dan menjadi referensi bagi pengambil keputusan dalam mitigasi risiko pada tahap pengadaan jasa. Kata Kunci: Manajemen Risiko, Pengadaan, House of Risk, Strategi Mitigasi Riwayat Artikel : Tanggal diterima : 30-05-2023 Tanggal revisi : 09-06-2023 Tanggal terbit : 10-06-2023 DOI : https://doi.org/10.31949/infotech.v9i1.5494 INFOTECH journal by Informatika UNMA is licensed under CC BY-SA 4.0 Copyright © 2023 By Author INFOTECH journal Vol (9) No, (1) 2023, 270-278 1. PENDAHULUAN 31 paket mengalami perubahan harga. Dalam total keseluruhan pengadaan, terdapat 135 paket (sekitar 31%) yang tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan. 1.1 Latar Belakang Peran pengadaan dalam sebuah badan usaha sangatlah kritikal, mengingat biaya pengadaan dapat mencapai 40%-70% dari total biaya (Rozudin & Mahbubah, 2021). Pengadaan barang dan jasa merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhannya dengan memastikan standar kualitas yang ditetapkan terpenuhi, sehingga tidak menyebabkan kerugian finansial dan reputasi yang signifikan. Mengingat besarnya pengaruh pengadaan terhadap kelangsungan bisnis perusahaan, proses pengadaan juga memerlukan pengendalian risiko yang baik (Erlangga Adi & Susanto, 2017). Jumlah Paket Ketidakpatuhan pemasok terhadap kontrak dikarenakan hubungan yang kurang baik dengan perusahaan dapat mengakibatkan ketidaksesuaian spesifikasi bahan baku yang disediakan. Pada Pertamina RU III, rata-rata proses pengadaan tahun 2022-2023 memakan waktu 115 Hari Kalender. Pentingnya Service Level Agreement (SLA) dalam memastikan standar dan layanan yang sama bagi kedua belah pihak. Fungsi Pengadaan harus mampu mengurangi dampak risiko guna menjaga SLA mencapai target dan memastikan kelancaran proses pengadaan. Saat ini, RU III bekerja sama dengan 125 vendor, dan terdapat sejumlah permasalahan yang terjadi selama proses pengadaan yang berlangsung dari tahun 2022 hingga 2023. Gambar 1 menggambarkan berbagai permasalahan yang terjadi dalam proses pengadaan di RU III selama periode tersebut. 300 250 200 150 100 50 0 57% 16% 8% 7% Gambar 1 Grafik Pengadaan Jasa Periode 2022-2023 Berdasarkan informasi yang ditampilkan dalam Gambar 1, dapat diamati bahwa perusahaan telah melakukan pengadaan sebanyak 431 paket selama periode tahun 2022-2023. Dari jumlah tersebut, 296 paket pengadaan (atau sekitar 69%) sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan, sementara 70 paket mengalami keterlambatan pekerjaan, 34 paket memiliki spesifikasi yang tidak sesuai, dan Tingginya angka pengadaan yang tidak sesuai memberikan risiko yang signifikan terhadap kelangsungan bisnis perusahaan, seperti kenaikan biaya proyek dan penambahan waktu pelaksanaan. Hal ini dapat menyebabkan konflik antara pihakpihak terkait karena adanya proses pengulangan tender, yang juga dipengaruhi oleh performa vendor yang terlibat dalam pengadaan. Permasalahan-permasalahan yang muncul dalam proses pengadaan ini seringkali sulit untuk diprediksi dengan tepat oleh perusahaan, mengingat sifat yang tidak pasti. Risiko proyek memiliki makna yang merujuk kepada kemungkinan kerugian dan ketidakuntungan dalam proyek tersebut. Ketidakpastian seringkali dikaitkan dengan risiko karena keduanya memiliki arti yang sama dan memberikan dampak negatif. Oleh karena itu, diperlukan kajian risiko yang komprehensif untuk merancang langkah-langkah penanggulangan yang efektif terhadap risiko dan dampak yang mungkin terjadi. Salah satu pendekatan yang digunakan dalam pengelolaan risiko rantai pasok adalah House of Risk (HOR). HOR menggabungkan dua metode (Tubagus, n.d.), yaitu Failure Mode Effect Analysis (FMEA) yang digunakan untuk mengukur risiko secara kuantitatif, dan House of Quality (HOQ) yang digunakan untuk memprioritaskan risiko berdasarkan agen atau penyebab risiko, guna menentukan tindakan mitigasi yang paling efektif. Melalui model HOR, perusahaan dapat mengendalikan risiko secara proaktif dengan mengembangkan aktivitas yang berfokus pada penanggulangan risiko yang muncul dari agen risiko (Safitri et al., 2019). Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengukur dampak risiko yang terkait dengan aktivitas pengadaan, serta menemukan agen risiko atau penyebab risiko yang terkait dengan risiko yang muncul melalui penerapan model HOR. Dengan demikian, penelitian ini bertujuan untuk mencegah dan memberikan rekomendasi mitigasi risiko kepada RU III, sehingga perusahaan dapat melakukan evaluasi proaktif terhadap proses pengadaan jasa gun (...truncated)