TATA KELOLA SISTEM INFORMASI PADA MEDIA INTERNAL AMS (APLIKASI MANAJEMEN SURAT) SEBAGAI SARANAPENYAMPAIAN INFORMASI DI PT. PLN (PERSERO) WILAYAH RIAU DAN KEPULAUAN RIAU

TATA KELOLA SISTEM INFORMASI PADA MEDIA INTERNAL AMS (APLIKASI MANAJEMEN SURAT) SEBAGAI SARANAPENYAMPAIAN INFORMASI DI PT. PLN (PERSERO) WILAYAH RIAU DAN KEPULAUAN RIAU Oleh : Finalia Yunus Pembimbing: Evawani Elysa Lubis, M.Si Jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Riau Kampus Bina Widya JL HR. Subrantas Km. 12,5 Simp. Baru Pekanbaru 28294 Telp/Fax. 0761-63277 ABSTRACT PT. PLN (Persero) Region Riau and Riau Islands have Office Area 4, namely Dumai, Rengat, Cape nut and Pekanbaru. This makes pln must strive to meet every information needed throughout the PLN offices scattered in every part in Riau and Riau islands so that PLN using AMS as the internal media. Its presence helps in the process of delivering information PT. PLN (Persero) Region Riau and Riau Islands. So the purpose of this study was to determine how the planning, management, control, and assessment of internal media in disseminating information on PT.PLN (Persero) Region Riau and Riau Islands. This research receipts descriptive qualitative method. His research subjects are employees of PT. PLN (Persero) Region Riau and Riau Islands by using purposive sampling technique. The technique of collecting data through participant observation, interviews and documentation. For analyze the results of this study using analysis of technical data by Miles and Huberman through data reduction, while data validity checking techniques through extension of participation, and triangulation. Results of this study using the planning stages through the tiers of the formation of ideas and design by PT .PLN Center, execution, control, and evaluation carried out in the entire PT. PLN (Persero) spread throughout Indonesia in accordance with SOP (System Operational Procedure) as well as tailored to the needs of employees. Stage management is done according to SOP that has already been prepared. Phase control is done with training, assessment, and technical guidance that is done once a week according to the needs and the good cooperation between employees. Appraisal done on employees who actively access the internal media and obtained very satisfactory assessment and assist the employee in the process of delivering correspondence and data storage company. Keywords: governance, internal media, information delivery. Jom FISIP Volume 2 No. 2 - Oktober 2015 Page 1 I. PENDAHULUAN PT. PLN (Persero) merupakan suatu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang ketenagalistrikan, dan merupakan salah satu perusahaan listrik di Indonesia. PT. PLN (Persero) terdiri dari beberapa wilayah di Indonesia, salah satunya adalah PT. PLN (Persero) Wilayah Riau dan Kepulauan Riau.PT. PLN (Persero) Wilayah Riau dan Kepulauan Riau memiliki 4 Kantor Area yaitu Area Dumai, Area Rengat, Area Tanjungpinang dan Area Pekanbaru. PT. PLN (Persero) Area Pekanbaru ini merupakan tempat khusus bagi pelanggan listrik besar, di PT. PLN (Persero) Area Pekanbaru ini ada 9 Unit Rayon Pelayanan Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin tinggi, semakin berkembang pula tingkat kebutuhan terhadap kemajuan teknologi itu sendiri. Setiap inovasi diciptakan untuk memberikan manfaat positif bagi kehidupan manusia. Memberikan banyak kemudahan, serta sebagai cara baru dalam melakukan aktifitas manusia. Teknologi ini pun terjadi pada dunia perusahaan untuk lebih memudahkan proses kegiatan perusahaan salah satunya yang berkaitan dengan sistem informasi surat menyurat. Dengan perkembangan teknologi tersebut maka perlu adanya pengelolaan informasi didalam perusahaan agar tersampaikan dengan lebih efektif dan efisien baik untuk karyawan kemanager dan antar karyawan setiap cabang, PT. PLN (Persero) Wilayah Riau dan Kepulauan Riau mneggunakan media online yang disebut AMS (Aplikasi Manajemen Surat) PT.PLN melakukan penyampaian informasi perusahaan Jom FISIP Volume 2 No. 2 - Oktober 2015 berupa surat menyurat yang ditujukan oleh internal maupun eksternalnya dalam bentuk intranet yang menggunakan sistem . Sistem ini dibangun dari kondisi eksistansi informasi perusahaan yang sangat beragam dan bervariasi, sehingga membutuhkan sebuah “aplikasi” yang akan mengintegrasi informasi-informasi tersebut sehingga mempermudah dalam pengaksesannya oleh karyawan. Surat menyurat merupakan bagian yang sangat penting dalam suatu badan usaha termasuk PT. PLN (Persero) Wilayah Riau dan Kepulauan Riau.Adapun masalah yang dihadapi oleh PLN (Persero) Wilayah Riau dan Kepulauan Riau, penataan surat menyurat belum sempurna sehingga sulit dalam mencari data serta lambatnya pendistribusian surat menyurat dan lambat dalam mengeksekusi sebuah surat yang diakibatkan sistem. Dalam hal ini perlu tata kelola dari sebuah sistem informasi agar terbentuk suatu sistem yang teratur. Adapun tata kelola sistem informasi adalah salah satu bagian dari tata kelola perusahaan yang difokuskan pada teknologi informasi perusahaan tersebut beserta manajemen kinerja dan resikonya. Tata kelola sistem informasi membangun sebuah sistem yang nantinya digunakan oleh pihak-pihak penting dalam perusahaan guna memberikan masukan yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan. Selain hemat biaya dan kecepatan dalam mengakses data, penggunaan teknologi informasi dalam bidang penyampaian informasi juga dapat meningkatkan transparasi dan control dalam proses penyampaian informasi itu sendiri serta mempermudah untuk mendapatkan Page 2 pelayanan yang baik, cepat dan akurat (Richardus, 2000:5), Dalam sistem yang ada di AMS ini hanya mencakup tiga pembagian surat utama yaitu : Surat Masuk, Surat Keluar dan Nota Dinas. Surat Masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalu pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (penerima surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (Wursanto, 2005: 108). Kemudian Surat Keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan (Wursanto, 2005: 144). Sedangkan Arti Nota Dinas menurut kamus besar Bahasa Indonesia adalah alat komunikasi intern antar pejabat satuan organisasi yang memuat atau berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan dan sebagainya. Adapun Surat Khusus tidak termasuk pada sistem AMS ini, surat khusus ini pengambilan nomor dan kode masalahnya diambil secara manual menggunakan buku penomoran sesuai perihal surat. Jika dilihat dari fasilitas yang diberikan di AMS , karyawan diberikan dengan berbagai macam kemudahan dalam proses pengamplikasiannya. Berbeda dengan dulu saat PT. PLN (Persero) Wilayah Riau dan Kepulauan Riau sebelum menggunakan AMS, semua dilakuka secara manual. Pencarian surat menyurat juga dilakukan dengan sangat lambat dan lama. Biaya yang dikeluarkan juga cukup banyak karena menggunakan kertas yang sangat banyak untuk menyampaiakan informasi keseluruh bidang. Proses ini juga membutuhkan waktu yang sangat lama karena setiap bidang memiliki tempat yang berbeda dan daerah. Jom FISIP Volume 2 (...truncated)